Gestion des documents avant un tour du monde

Faire un long tour du monde implique de ré-organiser sa vie administrative. Adieu les classeurs pleins de centaines de documents plus ou moins inutiles. Bien sûr, on trouve toujours ces vieilles listes qui expliquent qu’il faut garder dix ans ses relevés bancaires et trois ans ses factures d’électricité. Mais, en vrai, au IIIème millénaire, que garder, que scanner? L’expérience montre malheureusement qu’il suffit de se séparer d’un vieux papier froissé pour qu’on vous le réclame. Je suis phobique administrative qui gratte en permanence dans une masse de paperasse mal rangée, à la recherche du document égaré. Il va falloir que ça change.

Il faudra de plus archiver au fil du chemin des photos, des vidéos, des kindles, des guides de voyage dématérialisés….

Sur quel support archiver pendant un tour du monde

Il faut avoir tous les documents accessibles, et en sécurité. La première idée est celle du disque dur. Mais, connaissant la vie, inévitablement le disque dur externe se retrouve dans les mêmes bagages, dans le même chambre, dans le même coffre fort que l’ordi, et en cas de vol les deux partent ensemble. Un stockage dématérialisé permet d’éviter la disparition simultanée des deux supports,  et dispense d’ajouter du poids au sac.
Je vais me renseigner sur la technique d’archivage à distance la plus fiable et la plus commode, ouvrir un compte en conséquence et commencer à verser les documents nécessaires. Pour donner un ordre de grandeur pour les nuls, pour archiver 60000 photos de 6MP, qui font environ 1,8 Ko (format de mes JPEG), il faut moins de 120Go. Les vidéos sont très lourdes bien sûr. En revanche les documents scannés de type PDF ne pèsent rien. Les offres gratuites sont en général limitées à 2 ou 15 Go, il y a quelques propositions pour 120 ou 200Go et ça passe presque sans transitions à 10 euros par mois pour des stockages astronomiques de l’ordre du To:

  • Apple (via iCloud)  200 Go 2,99 euros par mois, 2To 9,99. Sa connection structurelle au sein des différents appareils de la marque permet une synchronisation par défaut automatique.
  • Google One (via Google Drive), serait le champion de la vitesse de transfert
  • Dropbox Plus, 2To 9,99 s’assortit d’outils de bureautique très développés qui intéressent les travailleurs nomades digitaux.
  • Skydrive correspond à l’univers Microsoft
  • les fournisseurs d’accès ont également des offres gratuites
  • et de nombreuses boites plus petites se développent.

J’ai historiquement une aversion pour le côté automatique de la mise en mémoire de i-cloud par rapport à un archivage contrôlé vers une plate forme comme dropbox. Mais, en y pensant bien, le vol ou la panne de l’ordinateur ne prévient pas, et je suis une archiveuse peu disciplinée… donc le caractère automatique est plutôt un avantage pour moi. En pratique, l’offre i-cloud, gratuite pour l’instant, puis de 200 Go pour 2,99 euros par mois lorsque ce sera nécessaire me paraît un bon compromis.

Les codes d’accès et mot de passe de tous mes sites correspondants, de bboking aux impôts en passant par les assurances devront être sur le cloud, ainsi que les pièces d’identités. La question de la sécurité de tout cela est fondamentale ; avoir un code cloud différent des autres et vraiment inviolable.

Quels documents archiver pendant son tour du monde ?

Tous les documents liés à l’état civil et au voyage

Carte d’identité et passeport, permis de conduire international, permis bateau (?) , attestation de sécurité sociale et de mutuelle, carnet de vaccination international,…

Les justificatifs pour la liquidation de la retraite

Ma retraite ne sera pas soldée avant mon départ ; il conviendra de mettre mon dossier à jour avant de partir ; faire enregistrer les trimestres oubliés, rendre visite aux l’administration(s) concernée(s) pour m’assurer que mes calculs sont bons. Les documents afférents seront à scanner et aussi à stocker physiquement, car il n’est pas question de me séparer des originaux de mes feuilles de paie des années 1985 si près du but.

Administrer les biens en location

Les baux, états des lieux, et autres documents devront être versés sur un nuage quelconque. Les coordonnées complètes des locataires et des garants devront être accessibles, en pensant bien à leur demander quelle est la façon vraiment efficace de les joindre ; qui ne lit jamais ses mails, qui n’utilise que what’s app…

Il faudra réfléchir à la meilleure façon de gérer tout cela à distance, idéalement sans l’intermédiaire coûteux d’une agence locative. J’ai cette année dû changer un cumulus et un canapé convertible ; j’aurais pu faire cela entièrement du bout du monde. Il m’est apparu qu’avoir un carnet d’adresse d’artisans de confiance et dont on est fidèle client est précieux.

Pour les AG, qui sont maintenant en distanciel, le progrès lié à notre ami covid est une bénédiction.

La majorité des documents est maintenant accessible en ligne

Les impôts et de nombreux correspondants archivent les relevés pendant la durée de vie réglementaire.

Enfants

Laisser le livret de famille à leur père, et leur recommander d’en archiver une copie. Avoir leur RIB, leur N° de passeport, et toutes leurs coordonnées utiles pour leur offrir des billets d’avion.

Ma fille ne le sait pas encore, mais elle sera ma représentante officielle en France : code i-cloud, signature, adresse postale….

 

Organiser sa vie administrative avant de partir.

Je vivais jusqu’à présent avec un disque dur externe utilisé de loin en loin, c’est à dire pas assez souvent. Je crée/ réactive, un cloud gratuit de 2Go pour l’instant.

De Mai 2021 à Mai 2022, puis jusqu’au départ, je vais archiver mes documents administratifs sur ce cloud.

Je vais également lister les courriers postaux que je reçois pour évaluer l’utilité d’une adresse postale physique.

 

Liste des événements administratifs à gérer:

Liste des documents posés sur le cloud

 

Liste des courriers reçus

 

 

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